Arbeid i valgkomiteen

Valgkomiteen har en betydningsfull rolle i enhver organisasjon.

Valgkomiteen velges av, og rapporterer til årsmøtet/generalforsamlingen. Komiteens hensikt er å sette sammen et forslag til det best egnede styret for den kommende perioden. Valgkomiteen fungerer sådan som en hjelpekomité for årsmøtet, og svarer direkte til årsmøtet.

For å finne de riktige personene til å inngå i et best mulig samlet forslag til nytt styre er valgkomiteen avhengig av å ha en helhetsoversikt og fokus på organisasjonens framtid. Dette innebærer blant annet oversikt over strategi, framtidsutsikter og kompetansebehov.

Under følger en oversikt over viktige faser i valgkomitéarbeidet. Dette kan brukes som utgangspunkt for en framdriftsplan for komiteens arbeid. Framdriften må ta hensyn til viktige frister, som blant annet utsending av sakspapirer. Som hovedregel bør komiteen starte arbeidet 4 til 8 måneder før årsmøtet.

1. Rammeavklaring

Valgkomiteen bør innledningsvis gjøre seg kjent med hvilke rammer de jobber innenfor. Disse rammene er gitt i organisasjonens vedtekter, samt i eventuell valgkomitéinstruks, handlingsplan etc.

Valgkomiteen bør etterspørre informasjon om hvilke rammer som gjelder i sin organisasjon dersom dette ikke er klart. Dersom organisasjonen ikke har en egen valgkomitéinstruks bør man vurdere å utarbeide dette. Instruksen bør vedtas av årsmøtet.

Komiteen bør også gjøre seg kjent med organisasjonens gjeldende strategi og eventuelt andre styringsdokumenter.

I denne fasen bør komiteen også sette opp en framdriftsplan for arbeidet.

Valgkomiteen bør tidlig gå ut i organisasjonen og markedsføre sitt arbeid, samt åpne opp for forslag til kandidater. Undersøk hvilke informasjonkanaler som finnes i organisasjonen og avklar hvilke som er relevante å spre slik informasjon i. Senk terskelen for å kontakte valgkomiteen ved å gjøre kontaktinformasjon lett tilgjengelig, og ved å være synlige på ulike arenaer i organisasjonen.

2. Kartlegging

Kartleggingsfasen består av flere steg.

Innledningsvis er det viktig å finne ut hvem som er på valg, og hvor vidt disse ønsker gjenvalg. Dette er en avklaring som bør skje tidlig i prosessen, men ikke så snart etter årsmøtet at det blir et forstyrrende element i styrets arbeid.

Videre er det nødvendig å kartlegge organisasjonens kompetansebehov. Dette bør skje gjennom intervjuer med alle medlemmmer i det sittende styret og daglig leder, eventuelt også andre i administrasjon.

Se verktøy: Intervjuguide for intervjuer med eksisterende styremedlemmer

Der organisasjonen har tillitsvalgte og ledere på flere nivåer, eksempel på et fylkesnivå, kan det være relevant å gjennomføre intervjuer også med disse. Videre kan det være relevant å delta på større sentrale møteplasser i organisasjonen gjennom året, og eventuelt et styremøte, for å observere. Protokoller og andre dokumenter kan også gi et inntrykk av det fremtidige kompetansebehovet.

Valgkomiteen bør undersøke om styret gjennomfører en styreevaluering og kan be om å få innsyn i resultatene av denne. Styreevalueringen bør vurdere eksisterende kompetanse og fremtidig behov.

Neste steg er kartlegging av aktuelle kandidater. Dette kan være sittende styremedlemmer og/eller nye kandidater. Gå gjennom forslag som har kommet inn. Etterspør medlemslister og gå gjennom disse. Dersom organisasjonen fører oversikt over tidligere verv, kursdeltakelse etc. i sitt medlemsregister kan man etterspørres slik informasjon.

Komiteen bør videre gjennomføre intervjuer med aktuelle kandidater.

Se verktøy: Intervjuguide for nye kandidater

Sørg for at alle involverte – sittende styre, administrasjon, aktuelle kandidater etc. – er kjent med valgkomiteens framdriftsplan og arbeidsform.

3. Match kompetansebehov og kandidater

Når valgkomiteen har oversikt over det framtidige kompetansebehovet og de aktuelle kandidatene må behov og kandidater matches.

Se verktøy: Skjema for kompetansekartlegging

Komiteen må prioritere de ulike kompetansebehovene, og vurdere hva som har størst betydning for organisasjonen framover. I landbruksorganisasjoner må man gjerne også være bevisst hensyn som produksjon og geografi. I tillegg er det, for samvirkeforetak, viktig å ta hensyn til krav om kjønnsrepresentasjon i Samvirkelova.

Valgkomiteen kan gjerne finne én til tre kandidater til hvert verv, og vurdere disse ut fra en helhetlig og komplementerende sammensetning av styret. Ta også høyde for at kandidater kan si nei til et verv.

4. Utarbeid innstilling

Når valgkomiteen har funnet de kandidater de mener er de rette, må valgkomiteen sende en formell forespørsel om innstilling til det enkelte verv. Sett frist for tilbakemelding.

Det er også viktig at komiteen kontrollerer at vedkommende er godt kjent med de reelle forventninger og krav som følger av vervet.

Valgkomiteen må også gi en real tilbakemelding til alle som har vært involvert i prosessen. Forbered argumentasjon og bygg forståelse for de prioriteringer komiteen har gjort.

5. Kommunikasjon og presentasjon

Videre må valgkomiteen avklare hvordan man skal kommunisere innstillingen. Man bør ikke gå offentlig ut med innstillingen før alle som har vært involvert i prosessen er kjent med utfallet for sin egen del.

Valgkomiteen bør forberede en kort beretning om sitt arbeid som følger presentasjonen av innstillingen, uansett om dette blir gjort  i organisasjonens egne kanaler, via media eller kun i årsmøtet. Denne bør inkludere opplysninger om komiteens sammensetning, arbeidsform og hvilke behov/kriterier komiteen har vektlagt i sitt arbeid. Her bør man i størst mulig grad omtale styret samlet sett.

Komiteen bør avslutningsvis forberede en god og velbegrunnet presentasjon av innstilingen til selve årsmøtet. Om komiteen legger fram en delt innstilling bør dette begrunnes.

Under årsmøtet bør kandidatene presenteres kort. De kan med fordel «vises frem».

Ordfører leder selve valget under årsmøtet. Når valgkomiteen har lagt frem sin innstilling er «jobben gjort». Valgkomiteen bør unngå å måtte gå opp og forsvare sin innstilling. Kritikk kan forekomme om årsmøtet ikke forstår valgkomiteens innstilling.

Kommer det benkeforslag så er det en del av den demokratiske prosessen.