Årsmøter i samvirkeorganisasjoner og valg av tillitsvalgte

Vi opplever at mange har spørsmål knyttet til gjennomføring av årsmøter og valg av tillitsvalgte i forbindelse med koronautbruddet i mars 2020. Norsk Landbrukssamvirke har bedt Nærings- og fiskeridepartementet om å tillate gjennomføring av årsmøter elektronisk, samt åpne for stemmegivning digitalt, per epost eller brev. Her følger en oversikt over hva lovverket sier om krav til årsmøter og valg av tillitsvalgte.

(Oppdatering 30.03.20) Mellombels forskrift om unntak frå reglane om fysisk møte i samvirkeforetak som følgje av utbrotet av covid-19:

Mellombels forskrift om unntak frå reglane om fysisk møte i samvirkeforetak som følgje av utbrotet av covid-19 ble vedtatt i Statsråd 27. mars 2020. Forskriften gir midlertid unntak fra samvirkelovens krav om fysiske møter.

(Oppdatering 19.03.20) Nærings- og fiskeridepartementet ber bedrifter bruke digitale møter under korona-utbruddet:

«Med dagens regelverk er hovedregelen at norske selskaper avholder fysiske styremøter og generalforsamlinger. Dette kan i dagens situasjon medføre smitterisiko og reiserestriksjoner kan gjøre det umulig å gjennomføre. Med tanke på korona-utbruddet er dermed dagens regelverk til hinder for å sikre at selskapene forvaltes betryggende. Vi endrer det derfor midlertidig slik at selskapene kan erstatte fysiske møter med digitale.»

Se hele pressemeldingen på regjeringen.no

Norsk Landbrukssamvirke er i dialog med blant andre NHO Mat og drikke og nærings- og fiskeridepartementet angående krav til stemmegiving, praktisk gjennomføring med mer.

Årsmøtet er organisasjonens øverste organ. Årsmøtet har en del viktige funksjoner for at organisasjonen ellers skal kunne arbeide videre.

I samvirkene har vi Lov om samvirkeforetak (heretter: Samvirkeloven) som regulerer hvordan vi skal gjennomføre et årsmøte. I tillegg har organisasjonene egne vedtekter som kommer i tillegg til loven, men som ikke kan oppheve loven.

Årsmøte

Samvirkeloven sier følgende om gjennomføring av årsmøter:

§ 41. Ordinært årsmøte

(1) Foretaket skal halde ordinært årsmøte innan seks månader etter utgangen av kvart rekneskapsår. Foretak som ikkje har rekneskapsplikt, skal halde ordinært årsmøte ein gong kvart kalenderår.

(2) Det ordinære årsmøtet skal ta opp og avgjere saker som etter lova eller vedtektene høyrer under årsmøtet. I foretak med rekneskapsplikt etter rekneskapslova skal årsmøtet godkjenne årsrekneskapen og årsmeldinga, medrekna disponering av årsoverskot.

Loven setter dermed begrensning for at årsmøtene må gjennomføres innen 1. juli, og at de som et minimum må inneholde godkjenning av årsregnskap, årsmelding og disponering av et eventuelt overskudd.

Når vi nå ikke kan treffes fysisk så kan det bli problemer med å få et beslutningsdyktig årsmøte. Samvirkeloven åpner ikke for digitale møter for samvirker med flere enn 20 medlemmer.

Vi arbeider nå med følgende utfordringer:

§ 43. Vedtak av årsmøtet utan personleg frammøte

(1) I eit foretak som har færre enn 20 medlemmar, kan styret leggje fram ei sak til avgjerd av eit årsmøte som blir halde utan personleg frammøte.

Dette har også konsekvenser for valg av styremedlemmer:

§ 66. Val av styremedlemmar

(1) Medlemmane av styret blir valde av årsmøtet, som også avgjer om det skal veljast varamedlemmar. Har styret to medlemmar, skal det veljast minst ein varamedlem.

Vi har tillitsvalgte på vei inn i styrer og ut av styrer og det hadde vært fint for tillitsvalgte å få gjennomført valgene for så å konsentrere seg om den matproduksjon de er en del av.