Organisasjon

Hvordan gjennomføre årsmøte digitalt?

En guide med praktiske råd til årsmøtegjennomføring via digitale plattformer.

I forbindelse med korona-utbruddet oppstår behov for økt bruk av digitale møteformer. Under følger tips og råd til gjennomføring av årsmøter i denne situasjonen. Rådene er generiske, og beregnet på små og mellomstore organisasjoner. Det er ikke gitt at løsningene som skisseres er i tråd med de krav som vedtekter i den enkelte organisasjon stiller, og man må dermed gjøre en indviduell vurdering som ivaretar vedtekts- og lovkrav til årsmøtegjennomføring i hvert enkelt tilfelle.

Mellombels forskrift om unntak frå reglane om fysisk møte i samvirkeforetak som følgje av utbrotet av covid-19 ble vedtatt i Statsråd 27. mars 2020. Forskriften gir midlertid unntak fra samvirkelovens krav om fysiske møter.

For løpende oppdateringer, se også saken Årsmøter i samvirkeorganisasjoner og valg av tillitsvalgte og meld deg gjerne inn i Facebook-gruppen Landbruk Arena: Samvirkets kompetanseforum.

Artikkelen oppdateres. 


Digitale plattformer er fortsatt mindre egnet til å skape de gode debattene, fellesskapsfølelsen og lagbyggingen som vi gjerne ønsker at skal kjennetegne et vellykket årsmøte. Samtidig gir de anledning til å gjennomføre årsmøtets formelle og vedtektsfestede funksjoner i situasjoner der det ikke lar seg gjøre å møtes fysisk.

Valg av plattform for digitale møter

Før du velger en løsning/kommunikasjonsplattform til bruk for digitale møter i egen organisasjon er det viktig å vurdere hvilke funksjoner som er nødvendige for å gjennomføre møtet slik man ønsker, og hvilke plattformer både arrangør og delegater er komfortable med å bruke.

Et årsmøte er ikke nødvendigvis beste tidspunkt for å utfordre delegatenes digitale kompetanse. Vi anbefaler, så langt det lar seg gjøre, å bruke plattformer og løsninger som organisasjonen er kjent med fra andre/tidligere sammenhenger.

Les mer: Valg av plattform for digitale møter

Videokonferanse

Ved bruk av løsninger for videokonferanse har du som arrangør/møteleder tilgang til større funksjonalitet og bedre mulighet til å sikre en mer «reell» årsmøteopplevelse. Dette krever imidlertid tilgang til programvare, digital kompetanse blant delegater, tilstrekkelig nettilgang og -hastighet med mer.

Telefonkonferanse

Ved bruk av løsninger for telefonkonferanse har du begrenset mulighet for interaksjon, og begrenset tilgang til funksjonalitet. Fordelen er at man kan forvente at alle delegater har tilgang til telefon, samt bedre kjennskap til deltakelse i telefonkonferanser. Telefonkonferanser kan også kombineres med informasjon via andre medier og plattformer.

Saker og saksframlegg

Når årsmøtet må gjennomføres digitalt bør man gjøre en grundig vurdering av hvor vidt man skal inkludere saker utover det vedtektene og eventuelt lovverk pålegger (for samvirkeforetak – se bl.a. Samvirkelova kapittel 5).

Det er mer krevende å holde på delegatenes oppmerksomhet og gjennomføre et godt møte via digitale plattformer, noe som taler for å redusere saksmengden og tidsbruken så langt det lar seg gjøre.

Man kan vurdere å utsette enkeltsaker, utover vedtekts- og lovpålagte saker, til senere behandling i ordinært eller ekstraordinært årsmøte. Eksempelvis kan dette være hensiktsmessig å gjøre ved kontroversielle saker, saker der man ønsker eller forventer mye debatt, eller saker der man kan forvente flere motstridende forslag til votering. Slike situasjoner kan være vanskelig å håndtere på en god måte når møtet gjennomføres digitalt. Merk at det ofte vil være nødvendig å få årsmøtets tilslutning til å utsette saker.

Materiale til delegatene

Utsending av sakspapirer og lignende må, som ved et ordinært årsmøte, ta utgangspunkt til krav og føringer i vedtekter og lovverk. Uavhengig av hvordan du velger å sende ut sakspapirer og annet materiale til deltakerne i forkant av møtet, er det ved digitale møter spesielt viktig at forhåndsutsendt materiale er tydelig og ryddig utformet.

Samle gjerne alle saker og presentasjoner i ett dokument, med innholdsfortegnelse og sidetall. Dermed kan møteleder henvise til sidenummer underveis, som gjør det lettere for delegatene å finne fram til og følge den saken som debatteres til enhver tid, framfor å måtte navigere mellom flere ulike dokumenter.

Lagre materialet i et filformat som er tilgjengelig for delegatene. I de fleste tilfeller vil  PDF fungere godt. Uavhengig av filformat bør du ved utsending inkludere informasjon om hva slags programvare som kreves for å åpne dokumentene, og hvor man kan laste ned nødvendig programvare om man ikke har dette. Adobe Acrobat Reader DC for visning av PDF-dokumenter kan lastes ned gratis her.

Materialet kan også formidles på en egen samleside på organisasjonens nettsider. De fleste nettsideløsninger gjør det mulig å opprette sider med begrenset tilgang, dersom du ønsker at hele eller deler av materialet kun skal være tilgjengelig for årsmøtedelegatene. En slik løsning gjør det også lett å kombinere ulike typer innhold, som videopresentasjoner og dokumenter for nedlasting.

Leders tale, presentasjon av årsmelding, regnskap m.m.

Dersom man velger å gjennomføre årsmøtet som videokonferanse ligger det gjerne godt til rette for direkte videooverføring av leders tale og ulike saksframlegg i møtet. Dette kan også kombineres med parallell visning av PowerPoint-presentasjon eller lignende.

Dersom man har velger å gjennomføre årsmøtet som telefonkonferanse kan sakene presenteres muntlig i møtet, gjerne med henvisning til presentasjoner eller annet skriftlig materiale som er sendt ut i forkant.

I materialet som sendes til deltakerne før møtet kan man også legge ved lenke til direktesendt eller forhåndsinnspilt video på Youtube, for å kunne gi en mer fullverdig opplevelse av taler og saksframlegg. Ved publisering på Youtube kan man begrense tilgjengelighet, slik at kun de som har mottatt lenke til videoen kan se og spille av videoene.

Avstemminger

Når det kommer til avstemminger er det svært viktig å klarlegge hvilke krav vedtektene stiller til avstemminger for at disse skal være gyldige.

I mange tilfeller vil vedtektene stille krav om skriftlig og hemmelig valg, fortrinnsvis ved personvalg. Digital avstemming vil ofte kunne tilfredsstille slike krav, og skiller seg ikke nødvendigvis fra avstemming med eksempelvis mentometerknapper som har blitt vanlig i større ordinære årsmøter. Allikevel kan man med fordel be om årsmøtets tilslutning til å gjennomføre personvalg og eventuelt andre avstemminger digitalt, for å være trygg på vedtakenes gyldighet.

En rekke plattformer for videkonferanse tilbyr integrert funksjonalitet for avstemminger.

Et alternativ er å bruke løsninger for digitale spørreundersøkelser (se egen boks). Her er det flere muligheter, som både ivaretar sikkerheten for identifisering av stemmeberettigede og hensynet til hemmelige/anonymiserte avstemminger.

Eksempelvis kan man:

  • Generere ett felles inngangspunkt, hvor delegatene identifiserer seg med navn og/eller delegatnummer i skjemaet.
  • Bruke en liste med e-poster til alle stemmeberettigede, og spore besvarelsen
  • Sende delegatene lenke til avstemmingsskjema via epost, og kode for totrinns-identifisering via sms til delegatene. Delegatene angir deretter sin kode i første felt i selve skjemaet

Ved personvalg eller andre voteringer med krav om hemmelig valg, finnes det muligheter i premium-versjonene av SurveyMonkey og liknende, for å vite hvem som har avgitt stemme samtidig som selve besvarelsen forblir anonym.

Se beskrivelse av fremgangsmåte for anonymisering hos SurveyMonkey ved å klikke her.

Husk at det i flere typer voteringer kan være nødvendig å kjøre hver enkelt votering/valg separat. Eksempelvis vil det ved personvalg være god skikk at man ikke går til votering på nestleder før leder er valgt, ikke går til votering på styremedlemmer før nestleder er valgt osv. Dette innebærer i praksis at man ikke bør sette opp valg på hele styret i ett og samme skjema, men benytte seg av ett skjema per valg.

Husk også at skjemaer for votering må legge til rette for alternative forslag til vedtak/kandidater og mulighet til å stemme blankt.

Debatter

Det kan være krevende å gjennomføre en god generaldebatt og debatter til øvrige saker via digitale kommunikasjonsplattformer, spesielt dersom møtet samler mange delegater. Samtidig er det viktig for organisasjonsdemokratiet at alle med uttalerett og noe på hjertet faktisk får mulighet til å uttale seg.

For å gjennomføre slike debatter på en god måte og gjøre det lett for delegatene å tegne seg til ordet er det først og fremst sentralt at møteleder er tydelig på når og hvordan det er mulig å tegne seg. Ordfører bør bruke god tid og legge tydelige føringer for hvordan debatten skal gjennomføres. Her kan man bruke flere virkemidler, under følger noen eksempler på hvordan delegater kan tegne seg til talerlisten:

  • Skrive inn «NN tegner seg» i chatfunksjonen ved bruk av videokonferanseplattform
  • Melde inn i forkant av møtet, med henvisning til saksnummer hvor man ønsker ordet
  • Sende SMS til møteleder (fungerer best i mindre møter)
  • Ha åpne runder hvor man melder seg til ordet ved å si navnet sitt
  • Fordele årsmøtedelegatene på styrets medlemmer, som ringer opp hver enkelt eller mindre grupper for kommentarer og innspill som normalt ville blitt gjennomført i en generaldebatt. Innspillene oppsummeres, besvares og sendes ut til hele årsmøtet i etterkant.

For å ivareta medlemsdemokratiet anbefaler vi også at organisasjoner som nå gjennomfører årsmøter digitalt legger til rette for supplerende møteplasser, ekstraordinært årsmøte for utsatte saker eller tilsvarende i løpet av arbeidsåret, når situasjonen tilsier at det er forsvarlig å avholde fysiske møter igjen.

Andre tips og råd

Uansett hvilken kommunikasjonsplattform og avstemmingsløsninger dere velger i din organisasjon er det viktig å ta høyde for at denne måten å gjennomføre årsmøte på er ny og ukjent for mange.

Man kan med fordel gjennomføre en «generalprøve» for et utvalg personer for å teste at de ulike løsningene fungerer som tenkt, at saksframlegg er tilpasset det nye formatet med mer.

Send gjerne ut egen forretningsorden for digital årsmøtegjennomføring med tydelig beskrivelse av gangen i møtet og forventninger til deltakerne. Her kan man også beskrive praktiske og tekniske forhold som deltakerne bør være klar over, slik at gjennomføringen blir lettere.

Husk å gi deltakerne tydelig informasjon om hvor de skal henvende seg for ulike typer spørsmål. Det er lurt å ha en person dedikert til å svare ut tekniske og praktiske spørsmål underveis, og en egen kanal for slik spørsmål – f.eks. ved å sende SMS til vedkommende.

Årsmøteprotokoll må føres som ved ordinær årsmøtegjennomføring, signeres i henhold til vedtekter og eventuelt lovverk (for samvirkeforetak se Samvirkelova §52 om protokoll).

Husk å vurdere og avklare regler for møtegodtgjørelse så tidlig som mulig. De fleste organisasjoner har årsmøtevedtatte satser for godtgjørelse ved telefonmøter og ordinære møter.

OBS! Sjekk vedtekter og lovverk

Uansett hvilke plattformer og fremgangsmåter deres organisasjon velger for å gjennomføre årsmøtet, er det viktig å huske at lov og egne vedtekter kan stille krav og legge begrensninger som fraviker fra informasjonen i denne artikkelen. For å gjennomføre årsmøtet på gyldig vis er det derfor viktig å sjekke vedtekter og lovverk nøye, og gjennomføre en individuell vurdering av handlingsrommet før årsmøtet gjennomføres.

Har du spørsmål eller erfaringer å dele?

Vi i Landbruk Arena bistår gjerne. Vi setter også pris på å høre fra dere som sitter på gode ideer som kan deles med andre.

Kontakt gjerne Gunn (leder rekruttering og kompetanseutvikling) på gunn.sorum@landbruk.no / telefon 934 05 255, Astri (fagsjef kompetanse) på astri.liland@landbruk.no / telefon 958 01 931, eller Julie (fagsjef samvirke) på julie.navik.hval@landbruk.no / telefon 958 86 399.