Innkalling og saksliste

Ulike organisasjoner og selskaper kan ha ulike frister og rutiner når det gjelder innkallinger og sakslister. Rutinene kan også variere for ulike nivåer i organisasjonen. Vedtektene gir føringer for frister og innhold. Styret må sørge for at dette følges opp.

Styret kan med fordel sette møtedatoer for hele året på starten av styreåret. Husk å sjekke om datoer er satt for andre viktige møter og samlingspunkter i landbruket, slik at man kan ta hensyn til dette.

TIPS: Sjekk møtekalenderen på landbruk.no

Husk også at vedtektene kan legge føringer for behandling og utsending av saker til årsmøter og lignende, slik at man kan plassere styremøtene i forhold til dette.

Innkalling

Som hovedregel er styreleder ansvarlig for å kalle inn til styremøter. Hun kan sende innkallingen selv, som er vanlig i mindre lag og organisasjoner. Der man har en administrasjon vil gjerne denne stå for det praktiske ved innkalling og sammenstilling av saksliste. Innkalling på e-post er det mest vanlige.

Innkallingen til et styremøte bør sendes ut til styret i god før møtet, helst 1-2 uker før dersom sakslisten sendes ut samtidig. Dette gir styremedlemmene god tid til forberedelse, som igjen kan bidra til bedre møtegjennomføring.

Innkalling bør inneholde:

• Navn på organisasjon/selskap/lag
• Tid og sted for møte
• Hva slags type møte det er (styremøte, utvalgsmøte etc.)
• Saksliste, eller opplysning om når dette kommer hvis separat utsending
• Eventuelle frister for innsending av saker til møtet.

Saksliste

Sakslisten kan sendes ut separat eller i forbindelse med innaklling. Dersom innkalling åpner for innsending av saker vil de to nødvendigvis være separate.

Hensikten med sakslistern er å hjelpe styret til å se formålet med, og sikre framdrift, i møtet. Saksliste må minimum inneholde saksnummer og tittel på saken. I tillegg bør tilstrekkelig informasjon/saksgrunnlag sendes ut til styret med sakslisten.

På sakslisten bør følgende opplysninger framgå:

• Bakgrunn for saken (hvorfor blir den tatt opp)
• Fakta
• Økonomi (hvilke konsekvenser)
• Analyse/vurdering (fordeler, ulemper, risiko)
• Forslag til vedtak

Les også: Slik formulerer du gode vedtak

Sakene kan nummereres løpende. Det vil si at første sak i årets første styremøte er sak 01/20XX, med kontinuerlig nummerering på alle saker. Neste styremøte starter sakslisten med nummeret etter siste sak i forrige møte.

Man kan også gi hver sak faste saksnummer, slik at en sak som er oppe på flere styremøter har samme saksnummer hver gang (for eksempel at «Godkjenning av innkalling og saksliste» allt er sak 01/20XX).

Uavhengig av om man velger løpende eller faste saksnumre bør det være samsvar mellom saksnummer i saksliste og i protokoll, slik at man lett kan finne tilbake til riktig sak i etterkant.