Nye koronaregler for møter i samvirkene

Norsk Landbrukssamvirke er fornøyd med at regjeringen nå har gjort det enklere for samvirker å gjennomføre styremøter, årsmøter og andre møter digitalt.

– Vi har gitt departementet innspill på at samvirkelovens krav til fysiske møter har vært en unødvendig flaskehals for samvirkene under koronakrisen, og nå har regjeringen lyttet, sier Julie Nåvik Hval, fagsjef samvirke hos Norsk Landbrukssamvirke.

En ny forskrift trådte i kraft 28. mars.

Hensikten med forskriften er å sikre at samvirker nå kan gjennomføre styremøter, årsmøter og andre møter i foretaksorganet, uten å møtes fysisk. Det betyr at det er innført noen midlertidige unntak fra samvirkeloven.

Forskriften er vedtatt med hjemmel i den nye koronaloven. Det betyr at forskriften slutter å gjelde når koronaloven opphører. Nærings- og fiskeridepartementet har opplyst om at de jobber parallelt med et hjemmelsgrunnlag som gjør at bestemmelsene kan videreføres etter 28. april. Dette kommer vi tilbake til.

Om innholdet i forskriften

Under følger et utdrag av forskriften. Vi oppfordrer alle til å lese forskriften i sin helhet her: https://lovdata.no/dokument/LTI/forskrift/2020-03-27-463

Styremøter:

Styrelederen kan avgjøre at styret skal behandle og avgjøre hver sak i telefon- eller videomøte, skriftlig eller på annen forsvarlig måte uten at styremedlemmene er fysisk samlet. Alle styremedlemmene skal så langt det er mulig, få anledning til å delta på en samlet behandling av saker som skal behandles.

Om saksbehandlingen skjer i fysisk møte, kan hvert styremedlem kreve å få delta per telefon eller video, eller på annen forsvarlig måte uten å være fysisk til stede. Det samme gjelder for daglig leder, revisor eller andre som har rett eller plikt til å delta.

Årsmøter:

Styret kan vedta at årsmøtet skal avholdes uten personlig oppmøte, ved bruk av telefon- eller videomøte eller på en annen forsvarlig måte.

Styret skal legge til rette for at alle medlemmene kan delta og stemme, og skal sørge for at det kan kontrolleres på en forsvarlig måte. Styret kan vedta nærmere krav til deltakelse og stemmegivning, og kan gi medlemmer mulighet til å stemme på forhånd.

Styret skal så langt det er mulig, legge til rette for at revisor, daglig leder eller andre som har rett og plikt til å delta på årsmøtet, kan delta uten å være fysisk til stede.

Protokoller

Møteprotokoller kan signeres elektronisk. Det gjelder for alle møter i foretaksorganet

Utfordrende i praksis, men gode råd finnes

Norsk Landbrukssamvirke har laget flere saker med råd til gjennomføring av årsmøter.

Les mer: Årsmøter i samvirkeorganisasjoner og valg av tillitsvalgte
Les mer: Hvordan gjennomføre årsmøte digitalt?