Referat og protokoll

Et godt møte er ikke ferdig før et godt referat er levert. Protokoller og referat er en viktig informasjonskilde, både for de som er aktive i organisasjonen nå, men også for ettertiden.

Hensikten er å sikre at alle – både de som var tilstede og de som eventuelt var forhindret fra å møte – vet hva som har blitt vedtatt og avtalt. Protokollene kan ikke minst ha betydning av juridisk art.

Hva er en protokoll?

En møteprotokoll skal gi et kort, konkret og upartisk bilde av det som ble bestemt i møtet.

Følgende bør være med:

• Tid og sted for møtet
• Hvem var tilstede
• Hvilke saker ble behandlet
• Hva ble vedtatt i de enkelte sakene

Les også: Slik formulerer du gode vedtak 

Saksnummer og sakstittel bør framgå av protokollen, og disse bør samsvare med saksnummer og sakstittel i sakslisten for møtet.

Dersom ett eller flere styremedlemmer er svært uenige i flertallets vedtak kan disse be om protokolltilførsel for å markere sin dissens i protokollen.

Protokoller i samvirkeforetak

For samvirkeforetak er årsmøteprotokoll omtalt i samvirkelova §52. Styreprotokoll er omtalt i §91.

I sistnevnte framkommer det blant annet at:

• Styreprotokoll skal føres og opplyse om tid og sted, deltakere, behandlingsmåte og vedtak
• Protokollen skal opplyse om hvem som har stemt for og mot i saker der vedtaket ikke er enstemmig
• Protokollen skal signeres av styremedlemmene som har vært med på styrebehandlingen

Hva er et referat?

Et referat vil ofte inneholde de samme opplysningene som man finner i en protokoll, men inneholder gjerne noe mer utfyllende informasjon.

I et referat kan man eksempelvis ha med en oversikt over hvem som hadde ordet i saksbehandlingen, og hvilke synspunkt hver enkelt fremmet.