Slik får du mer ut av virtuelle møter

Virtuelle møter, som videokonferanser via Skype eller Teams, har sine begrensninger. Allikevel opsptår situasjoner hvor fysiske møter ikke lar seg gjøre, eller der tid og avstand gjør det hensiktsmessig å møtes virtuelt.

Under følger 5 gode råd som bidrar til at du får mest mulig ut av de virtuelle møtene. Rådene er beregnet på møter med 3 – 10 deltakere, men kan ha overføringsverdi også til større møter.

1. Lag gode kjøreregler

Alle deltakerne bør være enige om noen felles kjøreregler for møtet. Ideelt bør disse avklares i forkant, for eksempel ved at møteleder sender ut et forslag til kjøreregler på epost før møtet – gjerne sammen med innkalling.

Kjørereglene bør legge føringer for praktiske forhold, eksempelvis:

• Møtets lengde og omfang
• Hvordan man tegner seg for å få ordet
• At mikrofoner mutes når andre snakker
• Kamera på eller av

2. Ha tydelige mål for møtet

Mål og hensikt bør kommuniseres tydelig uansett møteform, men er spesielt viktig ved virtuelle møter.

Synliggjør mål for møtet i agendaen, og send dette til deltakerne i forkant. Sørg for at agendaen er tilstrekkelig avgrenset. Det er krevende å holde på oppmerksomheten over lengre tid i virtuelle møter.

Husk også å inkludere informasjon om hvem deltakerne i møtet er, og den enkeltes rolle i møtet. Det er lettere for deltakerne å finne «sin plass» i det virtuelle møterommet om alle har en klar oppfatning av hva man skal oppnå med møtet og hvilke forventninger som stilles til den enkelte.

3. Få en god start på møtet

Koble deg på i god tid før møtestart, og lag rom for uformell prat før selve møtet begynner.

Når alle er koblet på det virtuelle møtet kan møteleder med fordel introdusere alle deltakere, og få en tilbakemelding fra hver enkelt om at de er på og at teknikken fungerer som den skal.

Gå gjennom agendaen og kjørereglene for møtet og la deltakerne komme med sine kommentarer.

Dersom man skal dele skjerm/presentasjoner/dokumenter underveis i møtet bør man sørge for at dette er tilgjengelig og klart for visning før selve møtet starter, slik at man slipper å bruke unødvendig tid underveis i møtet.

4. «Skikk og bruk» for møtedeltakere

Som for andre møter er det ikke møteleders ansvar alene å sørge for at de virtuelle møtene blir gode. Du som møtedeltaker har også et ansvar for å bidra og følge med. Det kan imidlertid være mer krevende å holde på oppmerksomheten på møtet når kommunikasjonen foregår digitalt. Dette bør du som møtedeltaker ta høyde for ved å forberede deg godt.

Unngå å jobbe med andre oppgaver underveis i møtet. Skru av varsler, og la eposten og mobilen ligge så lenge. Sørg for at du er på et sted hvor du kan følge møtet uforstyrret.

Folks behov for å bli hørt og sett er like tilstedeværende i virtuelle møter, som i møter for øvrig.

5. Avslutt med en tydelig plan

Du vet at møtet har vært vellykket når alle deltakere har en klar plan for veien videre.

Sørg for å oppsummere diskusjonene godt underveis. Vær tydelig på hvordan møtet skal følges opp, fordel ansvaret for de enkelte oppgavene og gi klare frister.

Avtal tidspunkt for neste «innsjekkspunkt»/møte, og sørg for at alle møtedeltakere har forstått ansvarsfordelingen.

Skriv referat fra møtet, og send dette ut til alle deltakere så raskt som mulig etter at møtet er avsluttet.