Slik skriver du en pressemelding

For en redaksjon med stramme deadlines og sprengt produksjonskapasitet kan en god pressemelding være en sann gavepakkene i arbeidet med å fylle spaltene. Derfor kan pressemeldinger være et effektivt verktøy for deg som gjerne vil formidle et budskap til mange via mediene.

Budskap, budskap, budskap

Grunnlaget for god kommunikasjon i alle former er å ha en klar og tydelig idé av hva det er du ønsker å formidle.

Konkretiser budskapet ditt så mye som mulig – prøv gjerne å foredle det ned til én enkelt setning. Da gjør du jobben lettere for deg selv i den videre prosessen.

Hvem trenger å få vite dette?

Når du vet hva det er du ønsker å si, kan det være nyttig å tenke over hvem det er viktig for deg å kommunisere dette budskapet til.

Er det noen du ønsker å påvirke? Skal du ha et arrangement du ønsker at folk skal komme på? Eller er målet rett og slett å nå så mange som mulig?

Ved å ha en tydelig avgrenset målgruppe er det lettere å være bevisst hvem man skriver til, slik at man kan tilpasse budskapet til målgruppen og holde fokuset på hvorfor dette er viktig for nettopp dem.

Hvor når jeg disse menneskene?

Når du vet hvem målgruppen din er har du også grunnlag for å vurdere hvilke medier som er relevante å komme på i.

Eksempelvis når du åpenbart folk i landbruket mer effektivt ved å komme på i Bondebladet og Nationen enn ved å komme på i Finansavisen. Men det er ikke sikkert at alle stortingsrepresentantene leser Bondebladet ukentlig…

Når du vet hvor du vil komme på kan du kikke på hva slags form, språk og tone som preger artiklene i disse mediene, og prøve å tilpasse deg dette når du skriver pressemeldingen din.

Om målet er å nå flest mulig, og pressemeldingen skal sendes bredt ut til et stort antall aviser, er det først og fremst viktig å holde det enkelt med et språk som er lett å forstå for «folk flest».

Tenk – og skriv – som en journalist

Pressemeldingen bør være bygget opp som en vanlig nyhetsartikkel med tittel, ingress, brødtekst og mellomtitler.

Oppbyggingen bør ta utgangspunkt i den «omvendte pyramiden», som vil si at den viktigste informasjonen kommer først, før du går inn på detaljer og bakgrunnsinformasjon. Dersom det er plassmangel vil artikkelen ofte bli kuttet fra bunnen.

Husk også at sitater fra en relevant person gjør teksten mer levende og spennende. Nyhetsverdien øker når saken knyttes til en person.

Kort og konkret

En pressemelding bør aldri være lenger enn én A4-side, og jo kortere du kan formidle budskapet ditt, jo bedre. Kutt unødvendige ord og gjentakelser – vær presis!

Husk at det er fort gjort å lese seg blind på egen tekst. Få gjerne noen som kan se saken «utenfra» til å sile ut det som er irrelevant eller peke ut elementer som bør forklares annerledes.

Bruk gjerne vår pressemeldingsmal som utgangspunkt når du skriver

Å distribuere pressemeldingen

Når pressemeldingen er ferdig skrevet gjenstår det bare å sende den ut til relevante medier – og gjerne gjøre en liten innsats på innsalg.

Riktig kontaktperson

Kontaktinformasjon til redaksjonene finner du alltid på avisenes nettsider, eller i selve avisen.

De vanlige «tips oss»-adressene kan selvsagt brukes, men i de større redaksjonene kan du da risikere at pressemeldingen din drukner i innboksen.

Derfor kan det være lurt å gjøre litt research også her. Er det noen journalister i avisen som har skrevet om temaet før? Undersøk eventuelt hva slags ansvarsområder de ulike redaktørene i avisene har, slik at du kan sende pressemeldingen din direkte til en redaktør med relevant ansvar.

Kjekt å huske

Vær tydelig på hva pressemeldingen handler om i emnefeltet på eposten din.

Om du sender den ut til mange aviser/medier bør du skrive inn adressene i blindkopi-feltet. Om du sender den til én avis eksklusivt kan du gjerne opplyse om dette i eposten din – det kan gjøre det mer attraktivt for å avisen å lage en sak.

Husk å opplyse tydelig om kontaktinformasjon, gjerne til flere aktuelle intervjuobjekter, der det er aktuelt.

Følg opp

Ta en telefon til de avisene det er viktig for deg å komme på i rett før eller etter du sender ut pressemeldingen. Bruk teksten i pressemeldingen som et utgangspunkt for samtalen og ha fokus på hvorfor dette er en viktig sak for folk (=bra sak for avisen å trykke).

Om du vil sette en sperrefrist på innholdet i pressemeldingen kan du med fordel ringe de aktuelle mediene for å forklare dette før du sender over selve pressemeldingen. Ved sperrefrist må tidspunkt komme tydelig fram, gjerne både i epost og i selve pressemeldingen.