Organisasjon

Styreevaluering

Tar man seg ofte nok tid til å vurdere og evaluere styrets betydning for forbedring og framgang?

Evaluering av styret med jevne mellomrom er viktig for å sikre effektivitet, utvikling og et godt samarbeid i det videre arbeidet. Norsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse (NUES) anbefaler årlig evaluering av styret.

Dette bekreftes også i en internasjonal undersøkelse gjennomført av KPMGs Audit Committee Institute and Board Leadership Center, der 87 prosent av de 2300 styremedlemmene som ble spurt oppga styreevaluering som det mest effektive verktøyet for å bidra til positiv forandring i styrerommet.

Hvordan gjennomføre en styreevaluering?

Det er mange måter å gjennomføre en styreevaluering på. Det kan enten skje i egen regi, ved å samle og og vurdere styrets synspunkter på arbeidet, eller ved å hente inn ekstern kompetanse som kan vurdere styret med objektive øyne.

Uavhengig av metode er hensikten med en evaluering å tilegne seg et grunnlag for konstruktive drøftinger for å finne de riktige forbedringstiltakene og framtidige kompetansebehov.

Hva må være med i en styreevaluering?

Generelt sett er det viktig å vurdere styrets kompetanse, arbeid og arbeidsform, samt styreleders rolle. Mer konkret kan spørsmål legges opp for å avdekke blant annet:

  • Hvor vidt styret lykkes i å utvikle organisasjonen i tråd med vedtatte mål
  • Om styret som sådan har klare nok mål og gode nok verktøy i sitt arbeid
  • Om styremedlemmene har den rette kompetansen sett i forhold til bedriftens behov
  • Hvor vidt kommunikasjonen og arbeidsfordelingen mellom styret og daglig leder fungerer
  • Hvordan medlemmene opplever samhandlingen mellom hverandre og styreleder
  • Om styremøtene oppleves som gode og effektive

Styret kan med fordel få komme med innspill til innholdet i evalueringen før gjennomføringen.

Hvordan evaluere? Konkrete forslag til gjennomføring

I mindre lag og organisasjoner kan det i mindre grad være aktuelt å innhente ekstern kompetanse. Om man velger å gjennomføre en evaluering i egen regi er det fortsatt viktig å vurdere ulike metoder, samt ha fokus på en god og ryddig prosess, der alle involverte kan føle seg trygge på å bidra med sine synspunkter.

En effektiv metode kan være å sende styret et digitalt evalueringsskjema. Dette kan opprettes via tjenester som Survio, SurveyMonkey eller Google Forms (gratis). Etter at alle har hatt anledning til å komme med innspill må tilbakemeldingene sorteres og systematiseres. Deretter kan svarene legges fram for styret i sin helhet, med diskusjon der fokus ligger på tiltak for oppfølging.

Evaluering må – for å ha en nytteverdi – munne ut i konkrete tiltak for forbedring.

Evaluering av styremøtene

Gjennomføringen av selve styremøtene har stor betydning for styrets evne til godt arbeid. Derfor kan også møtene som sådan med fordel evalueres. Dette kan gjøres i forbindelse med en generell styreevaluering, eller man kan sette av litt tid i etterkant av hvert møte.

Man kan også gi én eller flere styremedlemmer spesielt ansvar for å evaluere enkeltmøter. Ved å fordele dette ansvaret i forkant av møtet kan vedkommende ha dette i bakhodet under gjennomføringen, for deretter å gi sine kommentarer ved slutten av møtet eller i etterkant.

En møteevaluering kan ta opp:

  • I hvilken grad møtet preges av grundig forberedelse
  • Hvor vidt man får tilstrekkelig saksavklaring
  • I hvilken grad styremedlemmene viser tilstrekkelig engasjement
  • Hvordan møteledelsen fungerer
  • Om kvaliteten på beslutninger og vedtak er god