Styreevaluering

Evaluering av styret med jevne mellomrom er viktig for å sikre effektivitet, utvikling og et godt samarbeid i det videre arbeidet. Norsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse (NUES) anbefaler årlig evaluering av styret.

Dette bekreftes også i en internasjonal undersøkelse gjennomført av KPMGs Audit Committee Institute and Board Leadership Center, der 87 prosent av de 2300 styremedlemmene som ble spurt oppga styreevaluering som det mest effektive verktøyet for å bidra til positiv forandring i styrerommet.

Hvorfor gjennomføre en styreevaluering?

Ulike formål kan ligge til grunn for gjennomføring av en styreevaluering.

Det vanligste er å se evalueringen som en sentral del styrets kontinuerlige forbedringsarbeid. Den kan også fungere som et grunnlag for valgkomiteens arbeid, ved å vurdere styrets sammensetning og kompetanse.

For å sikre en vellykket evalueringsprosess bør formål og prosess forankres i styret, eller blant de som skal bruke resultatene. Selv om det gjerne er styreleder som har hovedansvar for evalueringen, bør styret selv følge eierskap til prosessen. Man bør også la valgkomiteen få anledning til å komme med innspill.

Hvordan gjennomføre en styreevaluering?

Det er mange måter å gjennomføre en styreevaluering på. Det kan enten skje i egen regi, ved å samle og og vurdere styrets synspunkter på arbeidet, eller ved å hente inn ekstern kompetanse som kan vurdere styret med objektive øyne.

Det er viktig at gjennomføring og senere oppfølging vektlegger konfidensialitet. Styret må føle full trygghet for å kunne gi sine ærlige tilbakemeldinger.

Det er naturlig å ha flere generelle spørsmålsstillinger i evalueringen som kan videreføres fra år til år. På denne måten sikrer man kontinuitet og får anledning til å følge utvikling over tid. Samtidig er det hensiktsmessig å knytte enkelte spørsmål opp til aktuelle strategier og fokusområder i den aktuelle tidsperioden evalueringen omhandler, for å kunne få mest mulig konkrete forslag til forbedringinger.

Hva må være med i en styreevaluering?

Generelt sett er det viktig å vurdere styrets kompetanse, arbeid og arbeidsform, samt styreleders rolle. Mer konkret kan spørsmål legges opp for å avdekke blant annet:

• Hvor vidt styret lykkes i å utvikle organisasjonen i tråd med vedtatte mål
• Om styret som sådan har klare nok mål og gode nok verktøy i sitt arbeid
• Om styremedlemmene har den rette kompetansen sett i forhold til bedriftens behov
• Hvor vidt kommunikasjonen og arbeidsfordelingen mellom styret og daglig leder fungerer
• Hvordan medlemmene opplever samhandlingen mellom hverandre og styreleder
• Om styremøtene oppleves som gode og effektive

Styret kan med fordel få komme med innspill til innholdet i evalueringen før gjennomføringen.

Hvordan evaluere? Konkrete forslag til gjennomføring

I mindre lag og organisasjoner er det mindre aktuelt å innhente ekstern kompetanse. Om man velger å gjennomføre en evaluering i egen regi er det fortsatt viktig å vurdere ulike metoder, samt ha fokus på en god og ryddig prosess, der alle involverte kan føle seg trygge på å bidra med sine synspunkter.

En effektiv metode kan være å sende styret et digitalt evalueringsskjema. Dette kan opprettes via tjenester som Survio, SurveyMonkey eller Google Forms (gratis). Etter at alle har hatt anledning til å komme med innspill må tilbakemeldingene sorteres og systematiseres. Deretter kan svarene legges fram for styret i sin helhet, med diskusjon der fokus ligger på tiltak for oppfølging.

Evaluering må – for å ha en nytteverdi – munne ut i konkrete tiltak for forbedring.

Når bør styreevaluering gjennomføres?

Tidspunkt for styreevalueringen bør ta hensyn til styrets årshjul.

Evalueringen bør gjennomføres i god nok tid etter årsmøtet til at alle i styret har tilstrekklig erfaringsgrunnlag for å kommentere styrets arbeid. Samtidig bør styreevalueringen være avsluttet og oppsummert i god nok tid til at den kan være et nyttig hjelpemiddel for valgkomiteen i deres arbeid.

Normalt – i organisasjoner med årsmøte i mars/april – bør evalueringen gjennomføres før årsskiftet.

Bør man bruke en ekstern konsulent?

Å benytte seg av eksterne konsulenter i styreevalueringen kan bidra til at man får større profesjonalitet og uavhengighet i vurderingen. Ofte vil de også kunne bidra med metodisk kompetanse som sikrer økt kvalitet og mer målrettet evaluering. Ved situasjoner der man har opplevd konflikter i styret kan mye tale for å legge prosessen i eksterne hender.

Ulempene med å bruke konsulentbistand kan, utover kostnadre, være at standardmetodikk og begrenset kunnskap om organisasjonen gjør det vanskelig å sette tilstrekkelig fokus på organisasjonens særegenheter og fokusområder. Man kan også risikere at styret lar ekstern bistand bli en hvilepute, hvor styret selv ikke tar tilstrekkelig eierskap til prosssen.

Evaluering av styremøtene

Gjennomføringen av selve styremøtene har stor betydning for styrets evne til godt arbeid. Derfor kan også møtene som sådan med fordel evalueres. Dette kan gjøres i forbindelse med en generell styreevaluering, eller man kan sette av litt tid i etterkant av hvert møte.

Man kan også gi én eller flere styremedlemmer spesielt ansvar for å evaluere enkeltmøter. Ved å fordele dette ansvaret i forkant av møtet kan vedkommende ha dette i bakhodet under gjennomføringen, for deretter å gi sine kommentarer ved slutten av møtet eller i etterkant.

En møteevaluering kan ta opp:

• I hvilken grad møtet preges av grundig forberedelse
• Hvor vidt man får tilstrekkelig saksavklaring
• I hvilken grad styremedlemmene viser tilstrekkelig engasjement
• Hvordan møteledelsen fungerer
• Om kvaliteten på beslutninger og vedtak er god