Styreinstruks

Her er et eksempel på en styreinstruks:

1.Styrearbeidet i   …..(org.navn )…………  skal følge denne styreinstruksen. Styret kan i enkeltsaker vedta å fravike instruksen.

2. Møteplan, innkalling, med mer

Administrerende direktør skal én gang i året sammen med styreleder sette opp forslag til møteplan og hovedagenda for kommende styremøter for styreperioden. Det skal avholdes minimum ett møte pr. … (kvartal/måned/halvår).

Styremedlemmene innkalles skriftlig og med tilstrekkelig varsel, avhengig av styresakenes omfang og karakter. Innkallingen skal inneholde en dagsorden som angir hvilke saker som skal behandles.

Styremedlemmer/administrerende direktør som er forhindret fra å delta på styremøtene, skal så snart som mulig varsle styrets leder som innkaller eventuelle vararepresentanter.

3. Saksforberedelse og dokumentasjon

Administrerende direktør er ansvarlig for forsvarlig forberedelse og dokumentasjon av saker styret skal behandle. Saksdokumentene skal være styremedlemmene i hende i tilstrekkelig tid før styremøtene, med mindre særlige forhold foreligger. Saksdokumentene skal inneholde et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag samt administrasjonens forslag til vedtak.

4. Behandling i møte

Administrerende direktør eller den han/hun peker ut skal stå for presentasjon av den enkelte styresak.

Styret kan treffe beslutning når mer enn halvparten av styremedlemmene er til stede i møtet, eller på annen måte deltar i styrebehandlingen (med mindre vedtektene fastsetter strengere krav). Styret kan likevel ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmene er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken.

Styrebeslutning treffes ved flertallsvedtak blant de som deltar i behandlingen av saken. Ved stemmelikhet gjelder det som møtelederen har stemt for (jf. Aksjeloven § 6-25 eller Lov om samvirkeforetak §87 om alminnelig flertallskrav). Vedtak som innebærer en endring av en etablert tilstand i selskapet, må uansett fattes av minst 1/3 av samtlige styremedlemmer. (Strengere regler kan fastsettes i vedtektene).

5. Styrebehandling uten møte

Saker som betryggende kan behandles uten møte, kan behandles i telefonkonferanse eller på den måten styrets leder bestemmer i samråd med administrerende direktør.

Saker av vesentlig betydning for selskapet kan ikke behandles utenfor møte, med mindre saklig grunn foreligger. Det tenkes her på saker i følgende kategorier: Fusjon, oppkjøp eller andre vesentlige endringer av selskapets eierstruktur, betydelige investeringer og inngåelse av andre avtaler av stor betydning for selskapet, oppsigelse av administrerende direktør eller andre sentrale ansatte.

6. Saker som skal styrebehandles – styrets myndighet

Styret beslutter disposisjoner som etter selskapets forhold er av vesentlig art eller av stor betydning, samt fører tilsyn med at selskapet ledes i overensstemmelse med vedtak fattet av generalforsamlingen og/eller styret, vedtektene og lovgivningen for øvrig.  Styret skal:

–           Fastlegge retningslinjer for arbeidsdeling, bemyndigelser og instrukser mellom styret og administrasjonen

–           Føre tilsyn med administrasjonens forvaltning av selskapets ressurser og dets datterselskaper

–           Føre tilsyn med selskapets organisasjon, herunder regnskapsfunksjon, internkontroll, IT og budsjettering

–           Foreta oppfølging av budsjetter og lignende rapporteringer, herunder selskapets likviditet, ordrebehandling, vesentlige funksjoner, finansieringsforhold, investeringer og særlige risikoer

– Gjennomgå selskapets perioderegnskaper i løpet av hvert regnskapsår og vurdere avvik fra budsjett, samt behov for budsjettkorreksjoner/korrektive tiltak, herunder vurdere forholdet mellom egenkapital og aksjekapital

– Vedta og underskrive selskapets årsregnskap

7. Taushetsplikt

Styrets medlemmer og organisasjonenes ansatte har taushetsplikt om de  under sin virksomhet får kjenneskap til, men mindre noe annet er særskilt bestemt i lov eller forskrift. Taushetsplikten gjelder også etter utløp av funksjonstid som styremedlem.

Styrets medlemmer har taushetsplikt om forhold som de gjøres kjent med og om forhandlinger og avstemminger i styret og dets underutvalg.

Ved avslutning av hvert styremøte kan styret vedta at særskilte angitte deler av styrebehandlingen, eventuelt særskilt angitte vedtak, ikke skal være undergitt taushetsplikt.

8. Ekstern informasjon

Med mindre styret gjør annet vedtak, er det kun styrets leder som er berettiget til å uttale seg på styrets vegne. Alle eksterne henvendelser skal henvises til styreleder. Styrets leder kan gi daglig leder eller andre særskilt fullmakt til å gi informasjon.

9. Endringer i denne instruksen.

Eventuelle endringer i nærværende styreinstruks skal vedtas av styret med simpelt flertall.

Vedtatt i styremøte                    (dato)

(Undertegnes av styret i sin helhet)