Organisasjon

Valg av plattform for digitale møter

Tips og råd til løsninger / plattformer for digitale møter, valg og avstemminger.

I forbindelse med korona-utbruddet oppstår behov for økt bruk av digitale møteformer. Under følger tips og råd til valg av plattformer for eksempelvis årsmøter. Rådene er generiske, og beregnet på små og mellomstore organisasjoner med begrensede IT-ressurser. Vi anbefaler rådføring med egne eller tilknyttede IT-ressurser for å finne den løsningen som er ideell for din organisasjons behov. 

Norsk Landbrukssamvirke er i dialog med myndighetene og relevante aktører for juridisk avklaring på spørsmål knyttet til gjennomføring av årsmøter, stemmegiving med mer. For løpende oppdateringer, se også saken Årsmøter i samvirkeorganisasjoner og valg av tillitsvalgte og meld deg gjerne inn i Facebook-gruppen Landbruk Arena: Samvirkets kompetanseforum. 

Før du velger teknisk løsning

Før du velger en løsning/plattform til bruk for digitale møter i egen organisasjon er det viktig å vurdere følgende:

  • Hvilke plattformer har vi allerede tilgang til og erfaring med å bruke?
  • Hvilken plattform er vi som møtearrangører komfortable med å bruke?
  • Hvilke muligheter trenger vi som arrangør for å kunne gjennomføre møtet slik vi ønsker, og hva kan vi klare oss uten? (Administratorstyring av mikrofoner, fildeling og lignende)
  • Hva krever vedtektene/lovverk?
  • Hvordan er den digitale kompetansen blant delegatene?
  • Hvilke løsninger er lett tilgjengelig og lett å bruke for delegatene?

Video- eller telefonkonferanse?

For mange av landbrukets organisasjoner står valget mellom video- eller telefonkonferanse ved gjennomføring av årsmøter i 2020.

Videokonferanser

Videokonferanser via ulike plattformer (se egen boks) har flere fordeler. Blant annet tilbyr de en opplevelse som ligger nærmere et ordinært møte, ved at man kan se og høre deltakerne live. Plattformer for videkonferanser tilbyr også funksjoner som skjerm- og fildeling, avstemminger med mer.

Ulempen med videokonferanser er at de kan fordre en høyere digital kompetanse hos deltakere og arrangører for å fungere optimalt, i tillegg til at netthastighet og -tilgang kan begrense gjennomføringen.

Se også vurdering av ulike tjenester for videokonferanse på tek.no og Frivillighet Norges oversikt over digitale verktøy for frivillige organisasjoner.

Telefonkonferanse

Telefonkonferanser gir begrenset mulighet for interaksjon, men krever også mindre digital kompetanse og teknisk utstyr for å la seg gjennomføre.

Alt delegatene trenger er en telefon, og telefonnummer og kode til møtet. Dette settes opp og sendes ut av deg som arrangør.

Avstemminger

Dersom møtet gjennomføres via plattformer for videokonferanse, som nevnt over, er det mulig å bruke integrerte løsninger for avstemminger via disse.

Det er også mulig å kjøre avstemminger via andre løsninger (se egen boks).

Kombiner løsninger og tenk kreativt

Husk at det også er mulig å kombinere ulike plattformer og løsninger for å finne en form på møtet som passer og er praktisk for din organisasjon.

Leders tale, presentasjon av årsmelding og årsregnskap er eksempler på saksfremlegg som ikke ikke nødvendigvis må gjennomføres live via en telefon- eller videokonferanse. Fremleggene kan tas opp som video og publiseres på Youtube med begrenset publikum før lenkene deles med delegatene.

Slik kan videoene bakes inn i som del av årsmøtepapirene og presentasjoner som sendes digitalt til delegatene i forkant av møtet, før selve møtet gjennomføres som eksempelvis telefonkonferanse.